Trello – organizacija dela
Kaj je Trello?
Trello je orodje za organizacijo dela. V osnovi je namenjeno organizaciji dela skupin in ekip z namenom izboljšanja sodelovanja med člani, učinkovitega upravljanja projektov in posledično doseganja višjih ravni produktivnosti.
Njihovo filozofijo lepo opiše eden izmed sloganov, ki se glasi: Trello je več kot delo. Trello je način sodelovanja.
Zakaj Trello?
Ker podpira organizacijo skupinskega dela ter poenostavi vodenje projektov. Uporablja se ga lahko tudi za organizacijo lastnega dela, v tem primeru deluje kot neke vrste digitalni osebni planer, ki lahko nadomesti tistega v fizično obliki.
Uporaben je za majhne in velike skupine ljudi, za začetnike, ki se šele spoznavajo z vodenjem projektov, ter tudi za velika podjetja z več sto zaposlenimi. Ker deluje preko računalnikov in mobilnih naprav ter shranjuje podatke v oblaku, omogoča dostop do ključnih podatkov kjerkoli in kadarkoli je na voljo internetna povezava.
Sestavljeni je t.i. plošč oz. boardov, strani, ki so lahko namenjene posameznemu projektu ali posamezni ekipi. Na vsakem boardu imamo možnosti ustvarjati sezname (lists) in znotraj teh kartice (cards), ki so osnovni gradniki organizacije na Trellu. Preko teh dodeljujemo naloge, ustvarjamo časovnice in koledarje, merimo produktivnost in drugo.
Vodje projektov tako ustvarijo svoj board, kamor povabijo celotno ekipo. Nato ustvarijo sezname obveznosti (npr. finance, marketing, zapisniki s sestankov) in znotraj njih za vsako nalogo ustvarjajo posamezne kartice. Karticam se lahko poleg ostalega določi člane, ki so zadolženi za obveznosti na njih, poda barve oznake, doda priponke, izbere datum, ko morajo biti obveznosti narejene in nastavi opomnike. Člani lahko komentirajo in sprašujejo po dodatnih pojasnilih, pri katerem imajo možnost naslavljati samo posamezne člane ali pa celoten board (preko ukaza @board).
Opomniki so ena izmed funkcij, ki raztresenim in polno zaposlenim možganom olajšajo pritisk in kognitivno obremenitev, saj se jim ni potrebno več zapomniti vseh nalog in obveznosti – nastavimo jih lahko do dva dni pred iztekom roka.
Dostop do posameznega boarda je možno omejiti. Dostopen je lahko samo članom, ki so na njem, dostopnost pa se lahko razširi še na delovni prostor (workspace), celotno organizacijo (enterprise workspace) ali pa širši publiki (oz. komurkoli z dostopom do interneta), ki si v tem primeru lahko samo ogleduje, ne more pa tudi urejati. Delovni prostor je sestavljen iz več različnih boardov in pride prav ob večjih projektih, kjer se potem na primer en board nameni samo marketingu, ter se ga preko seznamov nadaljnje podrobneje razdela (blog, Instagram marketing, Facebook marketing ipd.).
Možno je tudi spreminjati način ogleda podatkov, vendar le za plačljivo različico: za načrtovanje projektov je uporabne pogled časovnica (timeline view), koledar (calendar) pomaga pri boljšem upravljanju časa, nadzorna plošča (dashboard) prikaže statistiko vsakega boarda, pogled kot tabela (table view) pa povezuje delo na posameznih boardih.
Za manj vešče ali tiste, ki se s Trellom šele spoznavajo, orodje ponuja predloge raznih boardov (npr. podcast workflow template, project management, social media marketing board).
Trello – kako začeti?
Brezplačna verzija bo zadovoljila potrebe večine, saj omogoča neomejeno število članov in ustvarjanja kartic ter do 10 boardov. Plačljive verzije se začnejo s Standard, ki na posameznega uporabnika na celo leto zaračuna 60 USD (cene so označene v ameriških dolarjih, pretvori se v dobrih 50 evrov na leto na člana). Premium stane 120 USD na leto na člana, na voljo pa je še najdražja, Enterprise verzija, za organizacije, ki potrebujejo več varnosti in kontrole.
Možnost spreminjanja načina ogleda podatkov je na voljo šele v Premium verziji, omogoča pa brezplačno poskusno obdobje. Trello, ki spada pod Atlassian, ponuja tudi popust za nevladne organizacije in izobraževalne ustanove.
Ponuja tudi nekaj dodatnih ugodnosti, dostop do brezplačnega meseca Trello Gold (do 12 mesecev) za vsakega novega člana, ki ga uspemo pridobiti. Ena izmed ugodnosti je možnost dodajanja do 250 MB velikosti prilog, namesto le 10 MB kot v brezplačni verziji.
Na voljo je v več kot 20 jezikih, tudi v češčini, poljščini in nemščini, a zaenkrat slovenske verzije še ni.
Obstaja tudi v različici aplikacije za mobilne naprave (Android in iOS). Za uporabo je potrebna prijava. Prijaviti se je prav tako možno preko Google, Microsoft, Apple ali Slack računa.
Trello – kam po pomoč?
TRELLO Guides & ATLASSIAN (Trello developer) Guides: Vodniki v obliki člankov in videov, ki spoznavajo z osnovami Trella, in ponujajo razne nasvete in trike.
TRELLO Templates: Dostop do predlog za različne namene. V knjižnico lahko tudi dodamo svojo predlogo.
TRELLO Team Solutions: Skupek napotkov za organiziranje ekip in posameznikov preko Trella glede na potrebe (vodenje ekipe, marketing, osebna produktivnost, oblikovanje ipd.).
TRELLO Webinars: Brezplačni daljši videoposnetki o orodju in njegovi uporabi.
Trello v praksi
Trello je vizualno všečno orodje za organizacijo dela, ki lahko pomaga pri boljši organizaciji tistim, ki so jim blizu dobro prostorsko in barvno razdelane in razdelane informacije. Uporablja se ga lahko za organizacijo skupinskega dela, na primer pri vodenju in izvajanju projektov, obnese pa se tudi pri organizaciji lastnega časa.
Na njem si lahko ustvarimo tedenski urnik z opomniki, ki tako nadomesti fizičen planer. Vanj lahko zapisujemo ideje za osebni projekt, ki je šele v nastajanju, takrat, ko se nam porodijo. Trello poda pri skupinskem delu večji nadzor nad razdelitvijo vlog in nalog – kdo kaj dela, do kdaj mora biti nekaj oddano, narejeno. Člana ekipe, ki je zadolžen za posamezno nalogo, se označi, ta pa o tem prejme obvestilo. Tako je proces obveščanja in dodeljevanja nalog bolj pregleden, obveščanje pa avtomatsko, kar zmanjša možnost za situacije, ko ljudje lahko trdijo, da niso vedeli, da so za nekaj zadolženi, ker niso stalno prijavljeni v orodje.
Na kar pa je potrebno pri Trellu v luči zgornjega komentarja paziti, je, da če ne mislimo redno hoditi na platformo, si je dobro nastaviti obvestila. Obvestila, ki jih dobivamo na mail, opozarjajo na spremembo, ki se je zgodila znotraj posameznega boarda, seznama ali kartice. Nastavijo naj si jih tudi ostali člani, da bodo vsi imeli na voljo najnovejše informacije. Obvestila si lahko vsakdo nastavi samo za tiste dele boarda, za katere je posamezen član zadolžen, da se izognemo preveliki zmešnjavi in kopici nepotrebnih sporočil.
Preden se lotimo Trella, je dobro premisliti, na kakšen način si želimo organizirati svoje boarde. Če jih je nastavljenih preveč ali pa so preveč natlačeni s slabo premišljenimi seznami in karticami, bo preglednost zmanjšanja, s tem pa tudi volja do uporabe orodja. Če se v lastnih boardih ne bomo znašli, jih ne bomo želeli uporabljati. Trello je le orodje, ki nudi pomoč pri organizaciji (skupinskega) dela, sami pa moramo pri tem posedovati tudi dovolj organizacijskih sposobnosti, da si ga znamo nastaviti na način, ki nam bo v pomoč, ne breme.
