Podio – orodje za strukturiranje poslovanja
Kaj je Podio?
Podio je programska oprema za sodelovanje, ki deluje v oblaku, in je namenjena strukturiranju in organiziranju dela ter poslovanja. Edinstven je v svoji fleksibilnosti, saj omogoča prirejanje okolja po potrebah in željah uporabnikov. Združuje vse informacije, ki jih neka ekipa potrebuje za svoje nemoteno delovanje.
Zakaj Podio?
Ker omogoča, da se vsi potrebni podatki shranjujejo na enem mestu in so dostopni vsem tistim, ki jih potrebujejo. Uporaba Podia olajša organizacijo dela in vodenje projektov. Vanj lahko zabeležimo vsak dogodek, ki ga izvajamo, vsak potni nalog, ki je izdan, ter kontaktne podatke vsake osebe, s katero pridemo v stik.
Vse informacije, ki jih vnesemo v Podio se nahajajo v enem samem programu, kar olajša ne le iskanje, ampak ga tudi poenostavi. Namesto, da preskakujemo med aplikacijami, med koledarjem in imenikom, med vsemi nepovezanimi programi, kjer shranjujemo bistvene podatke, jih Podio med seboj poveže. Omogoča, da si sami ustvarimo svojo lastno podatkovno bazo, in z malo spretnosti po želji nastavimo parametre iskanja.
Čeprav začetnikom lahko popolnoma zadostuje na primer uporaba Google Forms, ko zbirajo prijave na dogodke, pa se uporabnost Podia kar hitro pokaže pri večji količini podatkov – ko zbiramo prijave za svoj že peti ali deseti dogodek. Več dogodkov pomeni tudi več prijav in udeležencev, več lokacij, izvajalcev ter financerjev, kjer pregledno zbiranje, integriranje in povezovanje podatkov močno olajša delo. V nasprotnem primeru se lahko zgodi, da se znajdemo pred nepregledno zmešnjavo, kjer je en del pomembnih informacij v eni mapi prvega programa, drugi del pa v drugi mapi nekega drugega programa. Če nimamo teh različnih programov oz. orodij zelo dobro integriranih med seboj, bomo po nepotrebnem zapravljali dragocen čas z iskanjem.
Podio uporabljajo organizacije za učinkovito skupinsko delo svojih zaposlenih, omogoča pa tudi sodelovanje z zunanjimi uporabniki, kot so stranke, partnerji in samostojni delavci. Ti imajo brezplačen in omejen dostop – ne morejo urejati, dodajati ali brisati aplikacij ali povabiti ljudi v svoje delovne prostore (workspaces). Ti virtualni delovni prostori združujejo posamezne skupine ljudi znotraj organizacije glede na njihove vloge (npr. delovni prostor za tiste, ki izvajajo marketing). Znotraj delovnega prostora najdemo različne aplikacije (apps), ki združujejo posamezne elemente (items) in jih organizirajo za boljši pregled. Aplikacija za projekte bo na primer omogočala ustvarjanje tistih elementov, ki jih uporabljamo pri projektih (npr. sestankov).
Podio – kako začeti?
Podio omogoča štiri načrte – brezplačni, basic, plus in premium (ter po meri za večje ekipe). Plača se za vsakega člana ekipe posebej, kar pomeni, da je za večje organizacije tudi dražji. Omogoča plačilo za vsak mesec posebej (ki je v skupnem seštevku na letni ravni dražje) ter letno. Brezplačen je za do 5 zaposlenih, a dopušča le upravljanje nalog in uporabo delovnih okolij ter aplikacij. Število elementov v brezplačnem načrtu je na ravni celotne organizacije (in vseh aplikacij v rabi) omejeno na 500.
Vsak naslednji plačljivi načrt se razlikuje glede na število dodatnih ugodnosti, ki jih ponuja. V katerem koli plačljivem načrtu lahko ustvarimo neomejeno število predmetov. Pred časom je Podio še bil na voljo nevladnim organizacijam v brezplačni različici, zdaj le-tem omogoča popust.
Na voljo je v več jezikih, med njimi ni slovenščine. Za uporabo je potrebna prijava. Obstaja tudi spremljevalna aplikacija za mobilne telefone (Android in iOS).
Podio – kam po pomoč?
Na voljo so videi za pomoč pri spoznavanju z orodjem, članki in skupnost v obliki foruma, kjer uporabniki lahko dobijo odgovore na razna vprašanja. Nudijo tudi individualno pomoč strankam.
Podio v praksi
Pred uporabo Podia je dobro razmisliti, kakšen podatkovni model si bomo izbrali za svojega. Na začetku si je dobro vzeti nekaj časa in razmisliti, kateri podatki so nam nujni in pomembni, katere moramo in katere želimo zbirati. V nasprotnem primeru se lahko zgodi, da čez čas ugotovimo, da imamo vnesenih kup neuporabnih podatkov in nepovezanih informacij, ki nam ne služijo.
Splača se imeti tudi nekaj osnovnega znanja iz baz podatkov ali pa vsaj dober občutek za to, kateri podatki se morajo med seboj povezovati, da nam bodo uporabni. Na primer povezovanje udeležencev z dogodki, na katerih so bili, ter povezovanje financerjev z dogodki, ki so jih omogočili. Podatke je prav tako treba vnašati sproti.
Uporabniška izkušnja je dobra, saj je izredno prilagodljivo orodje. Minus so stroški, ki pridejo zraven z večanjem ekipe, ki je v Podio vključena. Če želimo v polnosti izkoristiti, kar nam orodje ponuja, nam brezplačna verzija ne zadostuje. Da bi na primer povezali Podio z MailChimpom, zato da bi prvi avtomatično zabeležil novega naročnika, bo potrebno poseči po plačljivih verzijah.
